Tapahtumajärjestäjän ohjeet
Taiteiden yön taustaa
Taiteiden yö täyttää jälleen kaupungin kadut, korttelit, puistot ja putiikit sadoilla maksuttomilla taidetapahtumilla torstaina 15. elokuuta. Taiteiden yötä on juhlittu Helsingissä vuodesta 1989, ja se on osa Helsingin juhlaviikkoja.
Taiteiden yön toteuttamista koordinoi Helsingin juhlaviikkoja ja muita Helsingin suurtapahtumia järjestävä Helsingin tapahtumasäätiö. Ympäri Helsingin levittäytyvän Taiteiden yön ohjelma rakennetaan kuitenkin aina yhdessä kaupunkilaisten kanssa, ja kuka tahansa voi ilmoittaa mukaan oman taidetapahtumansa.
Mukaan Taiteiden yöhön?
Kaikenlaiset suuret ja pienet tapahtumat ja esitykset ovat jälleen lämpimästi tervetulleita Taiteiden yöhön. Tervetuloa satojen tapahtumien tekijöiden joukkoon!
Taiteiden yön ohjelmaan hyväksytään mukaan maksuttomat taide- ja kulttuuritapahtumat. Emme julkaise tapahtumailmoituksia, joiden sisältö on uskonnollinen tai aatteellinen tai joissa mainostetaan myytäviä tuotteita.
Huomaathan, että tapahtuman ilmoittaja vastaa itse tapahtuman toteutuksesta kokonaan mukaan lukien mahdolliset luvat ja viranomaisilmoitukset. Muun muassa tapahtumapaikka, arvioitu osallistujamäärä, tarjoilut, tapahtumaan suunnitellut rakenteet ja tapahtuman kellonajat määrittävät millaisia lupia tarvitset. Tutustu Helsingin kaupungin ohjeistuksiin ja ota yhteyttä viranomaisiin tästä.
Tapahtumahaku ja ilmoittautuminen
Tapahtumia voi ilmoittaa mukaan ohjelmaan sähköisellä lomakkeella, joka löytyy Taiteiden yön sivuilta. Tapahtumailmoittautuminen on avoinna 13.8. saakka. Ilmoittamiaan tapahtumatietoja voi palata päivittämään myöhemmin saman verkkolomakkeen kautta, mutta se kannattaa tehdä aina mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta muutokset ehditään käsitellä.
Mitä aikaisemmin tapahtuma ilmoitetaan mukaan, sitä aikaisemmin se myös julkaistaan sivustolla. Helsingin kaupunki viestii pääsääntöisesti kolmella kielellä (suomi, ruotsi ja englanti). Helsingin tapahtumasäätiö vastaa kaikkien niiden tapahtumien kielikäännöksistä, mitkä on toimitettu 2.8. mennessä. Jos tapahtuma ilmoitetaan 2.8. jälkeen mukaan, vastaa tapahtumajärjestäjä itse omista käännöksistä.
Aikataulu:
17.4.2024
Tapahtumailmoittautuminen alkaa
2.8.2024
Tähän mennessä ilmoitetut tapahtumat saavat kielikäännökset englanniksi ja ruotsiksi
29.7.–15.8.2024
Taiteiden yön julisteen ja tarran voi noutaa (paikka ilmoitetaan myöhemmin)
13.8.2024
Tapahtumailmoittautuminen päättyy
15.8.2024
Taiteiden yö
Vastuullisuus ja Ekokompassi
Taiteiden yön ympäristövaikutuksia seurataan Ekokompassi-ympäristöohjelman avulla. Myös tapahtumahaun kautta mukaan ohjelmaan ilmoittautuvien tapahtumanjärjestäjien tulee sitoutua noudattamaan vastuullisia menettelytapoja omassa tapahtumassaan. Huomioithan siis seuraavat periaatteet soveltuvin osin:
- Jos tapahtumassa syntyy jätettä, tulee jätteet lajitella ja sekajätteen määrä tulee minimoida. Lajitteluohjeita löydät tarvittaessa esimerkiksi Roskat riiviin! -jätehuolto-oppaasta.
- Tapahtumassa tulee pyrkiä aina käyttämään vain uusiokäyttöön soveltuvia materiaaleja.
- Tapahtumassa tulee käyttää ensisijaisesti vain uusiutuvaa sähköä, jos se on mahdollista. Mikäli esityksenne vaatii aggregaatin käyttöä, tulee polttoaineen olla uusiutuvista raaka-aineista valmistettua, esim. biodieseliä.
- Jos tapahtumassa on ruoka- tai juomatarjoilua tai -myyntiä, käytetään ensisijaisesti pestäviä kestoastioita. Mikäli se ei ole mahdollista, kertakäyttöastioiden tulee olla kierrätettäviä tai biohajoavia. Tarjolla tulee olla myös vähintään yksi kasvisvaihtoehto, ja kannustamme luomu- ja lähiruoan käyttämiseen aina kun mahdollista.
- Tapahtumaan liittyviin kuljetusten ja liikenteen minimoimiseen tulee kiinnittää huomiota. Myös yleisöä tulee kannustaa saapumaan tapahtumaan kävellen, pyöräillen tai julkista liikennettä käyttäen.
Ohjeita vastuullisen ja/tai saavutettavan tapahtuman järjestämiseen löydät mm. Helsingin kaupungin tapahtumajärjestäjän ohjeista tai Siisti tapahtuma! -ympäristöoppaasta ja Kulttuuria kaikille -sivuston Tapahtumia kaikille! -oppaasta. Tutustu myös Helsingin tapahtumasäätiön vastuullisiin menettelytapoihin.
Viestintä ja markkinointi
Helsingin tapahtumasäätiö vastaa Taiteiden yön kattomarkkinoinnista ja -viestinnästä osana Helsingin juhlaviikkoja. Taiteiden yön tapahtumien toteuttajia kannustetaan lisäksi viestimään sisällöistä omille sidosryhmilleen.
Helsingin tapahtumasäätiö toteuttaa Taiteiden yön yhteismarkkinointia ja -viestintää mm. seuraavilla tavoilla:
Verkkosivusto helsinkifestival.fi/taiteidenyo
(kieliversioina suomi, ruotsi, englanti)
Sosiaalisen median kanavat ja somemarkkinointi:
Facebook: Taiteiden yö / The Night of the Arts
Instagram: @taiteidenyo
X: @Taiteiden_yo
Markkinointiviestintä (esim. ulkomainonta)
Mediatiedotus ja sidosryhmäviestintä
Taiteiden yöstä viestitään myös Helsingin kaupungin kanavissa ml. verkkosivut ja sosiaalinen media.
Taiteiden yön tapahtuman järjestäjä sitoutuu:
- Kertomaan kaikissa omissa sisältöteksteissään selkeästi, että tapahtuma on osa Taiteiden yötä
- Ohjaamaan mahdollisilta omilta sivuiltaan Taiteiden yön verkkosivuille (helsinkifestival.fi/taiteidenyo)
- Käyttämään hashtagia #TaiteidenYö
- Viestimään tapahtumasta omien verkostojensa ja kanaviensa kautta mahdollisuuksien mukaan
Palaute ja raportointi
Jotta Taiteiden yötä pystytään kehittämään ja Helsingin tapahtumasäätiö pystyy mahdollisimman kattavasti vastaamaan toteuttajaosapuolien tarpeisiin, on kaikki palaute meille erittäin tärkeää. Edellytämme, että jokainen Taiteiden yön toteuttajataho vastaa tapahtuman jälkeen lähetettävään palautekyselyyn ja raportoi oman osuutensa onnistumisesta sekä arvioi tapahtumansa kävijämäärän.
Yhteystiedot
taiteidenyo@helsinkifestival.fi
Tuottaja: Sari Löytynoja sari.loytynoja@eventshelsinki.fi
puh. +358 50 305 5763
Helsingin tapahtumasäätiö
Kaasutehtaankatu 1 / 19
00540 Helsinki
Helsingin tapahtumasäätiö pidättää itsellään oikeudet Taiteiden yön ohjeiden ja ohjelman muutoksiin